5 Schritte Anleitung wie du deine Aufgaben erfolgreich priorisieren kannst

Vielen Menschen fällt es schwer, in der Vielzahl ihrer Aufgaben zwischen "wichtig", "nicht besonders wichtig" oder gar "unwichtig" zu unterscheiden und somit haben sie auch Problem damit, Entscheidungen zu treffen. Hier hilft ein Klassiker aus dem Zeitmanagement weiter. Das Eisenhower-Prinzip.

Hier werden die Aufgaben nach 2 Kriterien eingeordnet, und zwar nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, anhand derer eine Einordnung und dann auch Entscheidung leichter möglich ist. 

 

Wichtigkeit: Das sind Aufgaben, die dich deinem Ziel näher bringen. Tun sie das nicht sind sie unwichtig.

 

Dringlichkeit: Das sind Aufgaben mit einem fixen Termin dahinter, die wenn sie dann nicht ausgeführt sind, Probleme verursachen. Gibt es keinen solchen Termin sind die Aufgaben nicht dringlich. 

 

Nach dem Eisenhower-Prinzip ergeben diese 2 Kriterien einen Quadranten mit 4 Feldern, die für die Kategorien A, B, C und D stehen und in die die Aufgaben einsortiert werden.

 

Hier die Erklärung:

 

Kategorie A:

Das sind Aufgaben, die selbst ausgeführt werden müssen, dringlich und wichtig sind. Aufgaben also, die keinen Aufschub dulden und sofort erledigt werden müssen, weil es sonst Probleme gibt.  Da es sich um Aufgaben handelt, für die eine hohe Konzentration notwendig ist, ist es problematisch diese erst kurz vorher und unter Zeitdruck, in einer Art Hauruck Verfahren zu erledigen. 

 

Bsp. Ein Angebot, dass heute noch raus muss oder Vorbereitungen für ein Meeting, dass morgen stattfindet.

 

Kategorie B:

Aufgaben,  die ebenfalls selbst ausgeführt werden müssen, die wichtig sind, aber nicht dringlich. Diese Aufgaben brauchen eine gute Terminplanung, da sie weder zu früh noch zu spät zu erledigen sind. Werden sie zu früh angegangen, kann es sein, dass noch zusätzliche Informationen hinzukommen, die mit einfließen sollen und die Arbeit ein 2. Mal gemacht werden muss. Für die Erledigung ist ebenfalls eine hohe Konzentration erforderlich. 

 

Kategorie C:

Aufgaben, die dringlich sind, aber nicht wichtig. Daher bieten sie sich zum delegieren an, wenn möglich. Ist es nicht möglich, weil niemand zum delegieren da ist oder die Person bereits überlastet dann muss dafür ebenfalls Zeit eingeplant werden.

 

Tipp. Wenn es ans einplanen geht  nicht an die Stelle von A + B Aufgaben setzen, denn für C-Aufgaben ist nicht die hohe Konzentrationsfähigkeit erforderlich. Also vor oder nach dem Nachmittagshoch ist völlig ausreichend. 

 

Bsp: Präsentationsunterlagen kopieren, Recherchearbeiten aller Art, Flug- und Hotelreservierungen etc. 

 

Kategorie D:

Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringlich sind. Manche Ratgeber empfehlen hier grundsätzlich: "ab in den Papierkorb damit". Die Meinung teile ich nicht. Ich denke, auch hier muss unterschieden werden.  Geht es bei der Post um das 50 igste Angebot für einen Messebauer und der derzeitige steht aber nicht zur Disposition dann kann das sicher gleich in den Papierkorb, außer es besteht ein Alleinstellungsmerkmal des Anbieters, dass so interessant ist, dass es aufbewahrt werden soll. 

 

Zugegeben mein Beispiel im Podcast über das Geschirr spülen ist etwas simpel, aber das Problem nach meiner Erfahrung durchaus gängig. Also die Frage, wer sich darum kümmert erledigt sich nicht von selbst, weil es eine D-Aufgabe ist und sich nun niemand mehr drum kümmert.


Aber es bietet sich an, den Aufwand für diese Aufgaben zu verringern und den Ablauf zu optimieren, also immer mal wieder über Verbesserungen nachzudenken.

 

Nun kann es an die Erstellung des Tagesplanes gehen.

Heißt:

Kategorie A + B: einplanen und zwar in Zeiten erhöhter Konzentrationsfähigkeit, bedeutet meist ziemlich zu Beginn der Arbeit am Morgen (zum Biorhythmus gibt es in Kürze einen eigenen Blogbeitrag)

Kategorie C: Delegieren oder selbst erledigen, nicht viel Zeit aufwenden

Kategorie D: Aufgaben streichen, delegieren oder selbst erledigen, Aufwand sehr klein halten

 

Es gilt hier folgende ungefähre Faustformel für einen regulären 8 Stunden Arbeitstag:

ca. 35% Zeit für die A Aufgaben

ca.15% Zeit für die B Aufgaben

ca. 10% für die C + D Aufgaben

 

ergibt zusammen ca. 60%. Der Rest bleibt offen für Pufferzeiten, Verzögerungen, Unvorhergesehenes und natürlich die Planung der laufend neu hinzukommenden Aufgaben.

 

Wenn dich das noch mehr interessiert, du noch eine ausführliche Erklärung möchtest oder grundsätzlich lieber zuhörst, dann hör mal in meine gleichlautende Podcast Folge #13 hier. Bei podcast.de kannst du hören, ohne dich registrieren zu müssen.

 

Den Stressmanagement-Guru Podcast gibt es übrigens auch bei itunes, spotify, deezer etc. 

 

Hinterlasse mir doch gerne einen Kommentar

 

Ansonsten wünsch ich dir viel Erfolg beim umsetzen :-)

 

Entspannte Grüße

 

Silvia 

 

 

 

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